Wil je onze cookies accepteren?

We gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website zo soepel mogelijk draait. Je kan deze cookies weigeren met de mogelijkheid dat deze site minder goed werkt.

Ja, ik wil een goed werkende website! Privacy policy en cookiestatement

De vakantieperiode zit er weer bijna op en bij terugkomst zijn al onze weer lekker gevuld met een overvloed aan mails en werk dat daar uit naar voren komt. Aan de slag dus! Om je de komende weken door te helpen, hebben we een aantal praktische tips over Gmail voor je. Ga er eens mee aan de slag, je zal zien dat je meer overzicht krijgt en een productiviteitsslag kan maken!

1. Verander je mailbox in een todo list met Google Labels

Een groot gedeelte van je mails gaan over verzoeken (Ik heb ‘X’ nodig, zou je me ‘Y’ kunnen sturen). Hoe vaak ontvang je van dit soort mails en denk je ‘ah, ik ga er zo mee aan de gang’, waarna het vergeten wordt, of veel later pas langs komt?
Door gebruik te maken van Google Labels kan je een mailbox veranderen in een superefficient systeem voor het beheren van dagelijkse, wekelijkse, of periodieke taken.
Op het moment dat er een mail binnenkomt, geef ik er direct een label aan. Hierdoor blijft het item prominent aanwezig in m’n mailbox totdat ik de taak afhandel en het mailtje archiveer.

Hoe kan ik dit instellen?
Vanuit je mailbox maak je in instellingen een nieuw label en je geeft dit de naam ‘to do’. Hierna maak je een aantal sublabels die je koppelt aan het ‘to do’ label. Deze labels geef je de naam ‘vandaag’, ‘deze week’ en ‘deze maand of ‘periodiek’. Zodra je nu een mailtje krijgt waar een taak of vervolgactie voor nodig is, kan je ‘m labelen naar wens.

label_instellen.gif

2. Gebruik meerdere mailboxen om de echt belangrijke taken overzichtelijk te houden

Sommige mensen vinden het prettig om handmatig door een takenlijst heen te lopen, terwijl anderen hun belangrijke taken het liefst bovenaan het inbox hebben staan. Je ziet ze dan iedere keer bij het inloggen bovenaan staan.

Hoe kan ik dit instellen?
Ga naar de instellingen en dan naar ‘labs’.
Scroll naar ‘Meerdere Postvakken IN’.
Klik op inschakelen en daarna op ‘wijzigingen opslaan.

labs_mail.jpg

Hierna ga je opnieuw naar instellingen en daarna naar de ‘Meerdere postvakken IN’ tab. Vul de velden in zoals hieronder en bewaar de wijzigingen.

box_instellen_gmail.jpg
Als je nu opnieuw naar je inbox gaat zijn alle taken op prioriteit gerangschikt. De taken van vandaag staan bovenaan, gevolgd door die van deze week en daarna de taken met lagere prioriteit. Daaronder staan je ongelezen berichten en daaronder de rest van je mailbox.

3. Gebruik een persoonlijke kalender voor een betere planning

Als je net als ik tot de mensen hoort die een blok in hun agenda zetten als een reminder om bepaalde zaken af te handelen, is dit een hele fijne functie. Google Calendar heeft allerlei handige functionaliteiten om je tijd zo efficient mogelijk in te delen, zoals Google Reminders, maar met deze handige functie kan je iedere werkdag direct effectiever indelen.
Met een prive agenda kan je persoonlijke taken inplannen, tijd blokken voor speciale projecten en alles wat er vandaag op de planning staat overzichtelijk bijhouden, zonder dat je alles met iedereen hoeft te delen of je collega’s denken dat je de hele dag bezet bent voor een vergadering.

Hoe maak je een nieuwe agenda?
Maak een nieuwe agenda in de calendar interface.
Noem de agenda ‘to do’.
Maak de agenda nu persoonlijk door naar ‘instellingen’ en ‘agenda’s’ te gaan. Kies je agenda en zet de optie om met anderen te delen uit. Sla hierna op.

to_do_google_calendar.jpg
Nu kan je in de agenda taken toevoegen in de ‘to do’ agenda, die alleen voor jou zichtbaar is.
Als ik echt bepaalde tijdsblokken niet beschikbaar heb voor afspraken met anderen blokkeer ik deze in mijn bedrijfsagenda, voor de zaken die ik moet afhandelen gebruik ik mijn persoonlijke.

Dat is alles! Je hebt nu een superhandige agenda om je werkzaamheden overzichtelijk mee in te plannen. Als er een afspraak of vergadering tussenkomt schuif ik m’n taak gewoon een of meerdere dagen door, zonder dat ‘ie verdwijnt. Op deze manier kan je met Gmail en Calendar een paar eenvoudige en toch hele prettige productiviteitsslagen maken.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van alle Google Apps, zoals Calendar, Forms, Slides etc? Download dan onze handige whitepaper door op het plaatje hieronder te klikken!

White Paper Google Apps for Work